Die Grenzschutzgruppe aus der Sicht des Communitymanagements.
Dieser Beitrag soll am Beispiel der GSG - Grenzschutzgruppe zeigen, welche Probleme im Lauf der Entwicklung auftreten und welche Lösungen es dafür gibt. Dieser Beitrag soll unsere Nutzung von Taskulu begründen und wurde vom Team
von Taskulu nicht verlangt oder angefordert. Er stellt unsere Überzeugung da, und ist ein Versuch, dem Team von Taskulu für die großartige Unterstützung zu danken. Wären wir von einem Produkt nicht überzeugt, würden wir einen solchen Beitrag nicht veröffentlichen.
Der Anfang
Als wir begonnen haben zu wachsen und immer größer zu werden, gab es natürlich auch die Aufgabe, das unsere Struktur und Arbeitsweise mitwachsen muss. Dafür haben wir am 10.01.2015 schon die Grundlagen gelegt.
Die Verantwortung wurde von einer Person, auf mehrere Bereiche aufgeteilt. Da gibt es Mitglieder, welche Ihre Zeit dafür aufwenden, sich um Rekrutierung zu kümmern. Andere wiederum um die Infrastruktur und die Server.
Am Ende sind 7 Bereiche entstanden:
- S1 für alle personellen Angelegenheiten
- S2, welcher die Verantwortung über den Public Server inne hat
- S3 kümmert sich um Entwicklungen im Arma Universum
- S5 um die Öffentlichkeitsarbeit
- S6 ist für die Server und Website verantwortlich
- S7 um Rekrutierung und Ausbildung
- Leitung, welche die Verantwortung für die gesamte GSG trägt
Aus dieser klaren Strukturierung ergeben sich für jedes sich engagierendes Mitglied, klare Aufgabenbereiche. Des weiteren gibt es auch für jeden Bereich jemanden, der die Verantwortung trägt und als Führungskraft auch entsprechende
Fähigkeiten haben muss.
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Die Veränderung
Dadurch, dass wir gewachsen und größer wurden, kamen natürlich auch immer mehr Punkte auf, welche man besprechen muss. Die Hauptkommunikation läuft bei uns über einen Teamspeak Server ab, aber auch immer mehr über mobile Kanäle.
Darunter fallen zum Beispiel WhatsApp mit der Gruppenfunktion. Aus Sicht der Leitung ist es sehr wichtig, dass sich Probleme und Fragen schnell klären lassen. Aber es gibt auch immer Punkte, welche ausführlich geplant oder besprochen werden müssen.
Diese Punkte gerieten immer öfter in Vergessenheit. Sie wurden angeschnitten, aber auch immer wieder verschoben. "Reden wir drüber ...".
Daraus ergaben sich dann weitere Probleme:
- Dezentrale offene Punkte - Bei jedem irgendwo ein Zettel, eine Notiz, eine Gehirnwindung
- Das Gefühl, das Punkte vergessen/ignoriert wurden
- Offene Punkte wurden bei Entscheidungen nicht berücksichtigt
- Keine Priorisierung der Punkte - Man redet über unwichtige Dinge
- Langsame Entscheidungen, blockierte Entwicklung
Jeder kann sich vorstellen, wie es sich dann anfühlt. Die Probleme, Lösungen, offene Punkte wachsen jedem über den Kopf. Man spricht und spricht und spricht, verbringt Nächte mit Gesprächen und es gibt keinen Fortschritt.
Dieses Problem, dass offene Punkte verschwinden, bzw einfach nicht abgeschlossen werden, musste dringend angegangen werden.
Die Entwicklung
Die Nutzung einer Software zur gemeinsamen Verwaltung von Tasks / Aufgaben / Problemen war dringend notwendig.
Alle zukünftigen Nutzer haben natürlich eigene Erwartungen. Diese müssen sich mit den Anforderungen decken, die benötigt werden. Dazu zählen (Ohne Wertung):
- Gute mögliche Gliederung - Abbilden der Strukturen
- Kein großer Entwicklungsaufwand
- Einfache, intuitive Anwendung
- Berechtigungssystem
- Mobile Unterstützung
- Kostenfaktor
Nun schaut man sich natürliche viele Mögliche Anwendungen an. Bei jeder Anwendung findet man Dinge die man toll findet und Punkte die wiederum nicht so toll sind. Feature A aus Anwendung B vermisst man wieder in Anwendung C, welche dafür aber Feature D ganz toll macht. Gerade auch war die grundsätzliche Art der Anwendung nicht klar. Ein Ticketsystem? Komplizierte Projektmanagement Tools?
Notizzettel Anwendungen wie Evernote? Dabei ist uns das System von Kanban Boards aufgefallen.
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[small]A Scrum board suggesting to use Kanban - by Jeff.lasovski[/center]
Bei Kanban Boards kann man sich eine Tafel / Whiteboard vorstellen, welche in fest definierte Bereiche aufgeteilt werden können. So gibt es direkt ersichtlich, eine Einordnung der unterschiedlichen Tasks, welche auch weiter verfolgt werden können. Ein Bereich kann unterschiedliche Tafeln haben und jeder Task kann unterschiedliche Farben haben, um diese nochmal unterschiedlich zu priorisieren.
Bei der Suche in diesem Bereich ist uns Taskulu aufgefallen, da dort die Anforderungen (s.o.) sehr gut abgedeckt wurden.
Die Einrichtung
Als wir begonnen haben, Taskulu zu nutzen war es komplett kostenlos. Die GSG - Grenzschutzgruppe finanziert sich komplett aus Spenden und verfolgt keinen kommerziellen Aspekt. Daher ist eine Anwendung mit hohen finanziellen Kosten für uns nicht nutzbar.
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Es existieren bei uns nach der oben genannten Struktur ein oder mehrere Bereiche (Sheets genannt). In diesen Bereichen sind dann unterschiedliche Boards anlegbar, diese werden dann wieder mit Tasks / Notizen gefüllt.
Mitglieder, welche Zugang haben, bekommen nur den Zugang zu den Bereichen, in dem sie mitarbeiten. Zusätzlich erstellen wir für große Projekte zusätzliche Bereiche, um dort alle Möglichen Dinge zu nutzen. So kann es sein, dass jemand aus dem Bereich S3 (Entwicklung Arma) zum Bereich S2 ( Public Server) hinzugefügt wird, da dort natürlich auch Punkte gesammelt werden, welche beide Bereiche betreffen. Oder es einen Bereich gibt, welcher den S3 und S2 betrifft.
Es können frei definierbare Rollen angelegt werden. Jede Rolle kann unterschiedlich auf Bereiche eingestellt werden. Lesen / Schreiben Zugriff oder auch nur bestimmte Boards aus einem Bereich ansehen.
Durch die einfache Möglichkeit Tasks auch in andere Bereiche zu verschieben, können Aufgaben von einem Bereich ausgearbeitet werden, und dann in den umsetzenden Bereich verschoben werden.
Erledigte Tasks werden als Erledigt markiert, und nach einer gewissen Zeit archiviert.
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Jeder Task kann einem, oder mehreren Mitgliedern zugewiesen werden, welche dann automatisch benachrichtigt werden. Zu jedem Task können Dateien angehängt oder Listen erstellt werden. Dadurch stehen die Daten gleich allen Nutzern zur Verfügung. Durch die Funktion Dinge zu kommentieren, entsteht ein guter Gesprächsverlauf. Es gibt noch einen Haufen weiterer Funktionen, welche von uns bis jetzt noch nicht aktiv genutzt werden. Github Integration, Deadlines, Time Tracking oder auch Chaträume wie bei WhatsApp oder Slack.
Am Ende ist für uns Taskulu ein unersetzliches Werkzeug geworden, welches unser Wachstum und unsere Entwicklung optimal unterstützt. Wir bedanken uns beim Team von Taskulu für die Unterstützung und gratulieren zu einer großartigen Entwicklung.